Outsourcing

Outsourcing: contrazione di outside resourcing, letteralmente procurarsi all’esterno, comprende ogni iniziativa volta a delegare, all’esterno dell’azienda, la realizzazione di una attività aziendale che fino a quel momento veniva svolta all’interno dell’azienda stessa.

L’ outsourcing può essere definito come «il processo attraverso il quale le aziende assegnano stabilmente a fornitori esterni, per un periodo di tempo contrattualmente definito, la gestione operativa di una o più funzioni aziendali in precedenza svolte all’interno» (Boin, Salvodelli, Merlino, 1998). Comporta la costituzione di accordo di cooperazione di lunga durata tra l’azienda che esternalizza (outsourcee) e una azienda già presente sul mercato, in qualità di specialista, alla quale è ceduta l’attività (outsourcer). L’ accordo ha per oggetto la cessione di intere attività del cliente e, in alcuni casi, anche il trasferimento al fornitore dei relativi reparti aziendali, del personale addetto e degli asset aziendali che potrebbero essere utili e significativi ai fini del servizio (impianti, veicoli, licenze, attrezzature ecc.).

L’ outsourcing si fonda su un principio molto semplice: far fare agli altri quello che sanno fare meglio di noi, in modo da ridurre i costi e liberare così le risorse necessarie per lo sviluppo del core business dell’impresa. Il problema che si pone con l’ outsourcing è che se esso appare concettualmente semplice, la sua attuazione è in realtà molto complessa, anzitutto perché all’impresa si chiede di «modificare le logiche competitive, rinunciando a presidiare direttamente alcune aree di attività in favore di una maggiore focalizzazione delle risorse su altre aree, al fine di sfruttare meglio le proprie capacità distintive: una scelta impegnativa e non sempre reversibile» (Lanzavecchia, 1995); e poi perché è spesso difficile determinare quali attività è opportuno cedere a terzi e quali sono le attività che risulta strategico o conveniente realizzare all’interno o acquisire dall’esterno (insourcing).

I fattori all’origine dell’ outsourcing

Molteplici sono le ragioni che spingono un’impresa a ricorrere all’ outsourcing. Le imprese che adottano questa modalità organizzativa per la prima volta generalmente lo fanno per ridurre i costi e contestualmente migliorare la performance di specifiche attività (ad esempio, per raggiungere determinati standard qualitativi). Delegando a fornitori esterni la gestione di attività considerate non strategiche, infatti, l’ outsourcee può liberare risorse finanziarie, umane e tecniche da impiegare in attività che influiscono in maggiore misura sulla sua capacità di conseguire e mantenere una posizione di vantaggio competitivo sul mercato. In termini pratici, il vantaggio per l’impresa che trasferisce risorse da attività ausiliarie e di supporto ad attività a maggiore valore aggiunto si estrinseca in termini di maggiore efficienza nei processi gestionali, oltre che in termini di contenimento dei costi.

In molti casi, le motivazioni che conducono all’ outsourcing sono di natura tecnologica e strategica, e non di riduzione dei costi operativi. Una motivazione fondamentale che spinge un numero sempre crescente di imprese a fare ricorso all’ outsourcing consiste proprio nella possibilità di acquisire una maggiore specializzazione in uno specifico settore grazie alle competenze del provider a cui ci si affida. Il vantaggio, in questo caso, consiste nell’avere accesso a nuove tecnologie e nuove competenze che mettono l’impresa nella condizione di poter innovare la propria attività, favorendo meccanismi di innovazione di processo e/o di prodotto e minimizzando costi e rischi che l’applicazione dell’innovazione potrebbe comportare.

Forme e modelli organizzativi dell’ outsourcing

A seconda della vicinanza delle attività da esternalizzare al core business e della complessità gestionale delle attività interessate, possiamo individuare tipologie diverse di outsourcing. Si va da una forma “tradizionale”, caratterizzata da attività semplici e distanti rispetto al core business dell’impresa, ad una più “strategica” tipica di attività complesse e prossime al core business, passando per soluzioni intermedie rappresentate dall’ “outsourcing di soluzioni”, corrispondente a bassi livelli di complessità e prossimità rispetto al core business, e dall’ “outsourcing tattico”, caratterizzato da elevata complessità e distanza rispetto al core business.

Alle diverse forme corrispondono diverse modalità organizzative, che vanno da una gestione della relazione di tipo tradizionale, assimilabile ai classici rapporti di sub-fornitura, attraverso forme che si caratterizzano per una crescente integrazione cliente-fornitore, fino al massimo livello di coinvolgimento, rappresentato dall’ outsourcing strategico, dove non si instaura un rapporto di fornitura, ma di partnership, basato sul riconoscimento delle reciproche competenze, sulla volontà di instaurare un’effettiva collaborazione e sulla disponibilità di sviluppare relazioni corrette e trasparenti (Ricciardi, 2000). Rispetto alle altre forme contrattuali in cui prevale la tradizionale dinamica conflittuale cliente-fornitore, l’outsourcing strategico, pertanto, è molto più vincolante, richiede meccanismi di regolazione molto più complessi e comporta costi maggiori; sono molto onerosi, ad esempio, i costi legati al cambiamento del fornitore dei servizi in caso di insuccesso.

Campi di applicazione dell’ outsourcing

Fin dagli anni Sessanta, quando questa pratica prese piede in modo diffuso, le esternalizzazioni hanno riguardato soprattutto attività strumentali e funzioni aziendali non strettamente legate alla gestione del prodotto (ad esempio la gestione dei servizi amministrativi). Solo verso la fine degli anni Novanta, con il mutare del contesto competitivo, l’ outsourcing è stato esteso anche ad altri settori, quali la logistica, il marketing, le risorse umane, ecc. e ha così cominciato a trovare applicazione in forme sempre più evolute e sofisticate.

Tale pratica è diffusa soprattutto nella distribuzione commerciale, perché contribuisce a ridurre i costi del canale di marketing e ad aumentare la customer satisfaction. La maggior parte delle attività di distribuzione fisica può essere affidata in outsourcing, o esternalizzata, a imprese terze (gli operatori logistici) che abbiano competenze specifiche in determinati ambiti, quali lo stoccaggio, il trasporto e le tecnologie informatiche (IT). Nel contesto della distribuzione, l’outsourcing può essere definito come l’assegnazione in appalto di compiti di distribuzione fisica a terzi.

Da notare, infine, come l’ outsourcing stia assumendo un’importanza sempre maggiore nel campo della comunicazione per le possibilità che offrono i nuovi mezzi di comunicazione ma soprattutto per le specifiche competenze richieste per la gestione della comunicazione digitale. La stessa agenzia pubblicitaria, che sotto molti aspetti svolge attività in outsourcing per le aziende, ricorre sempre più spesso all’ outsourcing per non caricarsi di costi fissi; a seconda delle esigenze un’agenzia può così richiedere la collaborazione di registi, montatori, grafici, webmaster o delegare interamente alcuni processi: per esempio, sicurezza, IT ecc.